Mithilfe der Prozessoptimierung können Vorgänge in Unternehmen in der Hinsicht gestaltet werden, dass weniger Ressourcen verschwendet und der jeweilige Output gesteigert wird. Eingesetzt werden dabei heutzutage vor allem zahlreiche innovative digitale Technologien.

So können Unternehmen beispielsweise in hohem Maße von der Implementierung eines digitalen Assistenten profitieren, wie etwa MR.KNOW. Wie die Prozessoptimierung im Detail funktioniert, um ihre Vorteile bestmöglich ausschöpfen zu können, erklärt der folgende Beitrag.

Prozessoptimierung erfolgreich gestalten – So ist vorzugehen

Um sicherzustellen, dass die Bemühungen im Rahmen der Prozessoptimierung auch tatsächlich von dem gewünschten Erfolg gekrönt sind, sollten verschiedene Schritte berücksichtigt werden.

Prozessverzeichnis erstellen

Im ersten Schritt einer erfolgreichen Prozessoptimierung geht es darum, einen Überblick über sämtliche Prozesse im Unternehmen zu erhalten.

Zu erstellen ist dafür ein sogenanntes Prozessverzeichnis. In diesem werden nicht nur die umfangreichen Prozesse, etwa in Buchhaltung und Produktion, berücksichtigt, sondern ebenfalls sämtliche wiederkehrende Aufgaben.

Datenanalyse ausführen

Das Prozessverzeichnis stellt demnach eine Art der Bestandsaufnahme dar. Darüber hinaus ist es jedoch ebenfalls nötig, auf eine solide Datenbasis zugreifen zu können.

Schließlich lässt sich nur feststellen, welche Verbesserungen mit der jeweiligen Prozessoptimierung einhergegangen sind, wenn auch die Ausgangssituation dokumentiert wurde. Zu erheben sind in diesem Zusammenhang sowohl qualitative als auch quantitative Daten.

Priorisierungen vornehmen

Im Anschluss geht es darum, eine Gewichtung der einzelnen Prozesse vorzunehmen, um zu verhindern, dass zu viele Prozesse gleichzeitig optimiert werden sollen – dies kann unter Umständen nämlich ein großes Risiko für das gesamte Geschäftsmodell darstellen.

Es sind daher maximal zwei Prozesse auszuwählen. Sobald diese erfolgreich optimiert wurden, kann sich dem nächsten Prozess auf der Prioritätenliste gewidmet werden.

Potentiale aufdecken

In der nächsten Phase geht es darum, die Potentiale der zu optimierenden Prozesse aufzudecken. Um dies zu realisieren, ist der vorhandene Prozess sorgfältig und vor allem kritisch zu beleuchten.

Prozess implementieren

Nachdem definiert wurde, inwieweit sich der bestehende Prozess optimieren lässt, muss dieser natürlich auch in den Geschäftsalltag in seiner verbesserten und neuen Variante implementiert werden.

Empfehlenswert ist es diesbezüglich unter anderem, den Prozess eindeutig zu benennen und die Mitarbeiter zu identifizieren, welche von den Veränderungen betroffen sind. Außerdem sollten gewisse Meilensteine des Optimierungsprozesses festgelegt werden.

Change-Management betreiben

Bei der Implementierung eines verbesserten Prozesses darf jedoch niemals nur der technologische Aspekt berücksichtigt werden. Die menschliche Perspektive spielt mindestens eine ebenso wichtige Rolle. Schließlich werden besonders Prozessveränderungen, die auf einer Automatisierung basieren, von den Mitarbeitern in vielen Fällen eher kritisch betrachtet.

Derartige Ängste und Sorgen sind in jedem Fall ernst zu nehmen, da es im Rahmen einer erfolgreichen Prozessoptimierung in hohem Maße darauf ankommt, dass die Mitarbeiter die Veränderung mittragen. Aus diesem Grund ist eine proaktive Kommunikation zu betreiben. Im Zuge dieser ist etwa zu erläutern, inwiefern sich der jeweilige Prozess verändert hat und aus welchem Grund dies nötig war.

Prozess validieren

Es ist ganz normal, dass ein neuer Prozess nicht immer beim ersten Versuch perfekt implementiert werden kann. So ist es möglich, dass mehrere iterative Schleifen für seine Einführung benötigt werden. Um herauszufinden, in welchen Bereichen noch Defizite auftreten, muss nach jeder Schleife eine Datenerhebung durchgeführt werden. So lässt sich der Vorgang im Laufe der Zeit optimal aussteuern.

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